Ex-jobb, distansarbete och användarstudier under våren 2020

Användarstudier är ofta något som associeras med att fysisk närvaro av både deltagare och observatör. Men hur blir det när fysiska möten inte är möjliga? Detta var problematiken som två studenter från Chalmers ställdes inför denna våren. De skulle undersöka vilka hinder som finns för att individer i ett företag ska ta till sig ett nytt digitalt verktyg och vilka aspekter av verktyget som då är viktiga att fokusera på. Under en tid har Yolean samarbetat med Chalmers i forskningsprojektet KIDSAM med stöd från Vinnova, där vi tillsammans har haft möjligheten att ha flertalet spännande exjobb. Till dessa kan vi nu också räkna “How Usability can Facilitate Adoption: of a Collaborative Meeting Agenda Platform”.

Sandra Jansson och Amanda Regnstrand som studerat Industrial Design Engineering tog sig an frågeställningar om vilka hinder som  finns idag i en organisation för att individer ska ta till sig ett nytt digitalt verktyg, vilket stöd som krävs för en lyckad implementering och vilka aspekter i verktygen som är viktiga för effektiv användning av verktyget. I likhet med många andra exjobb stämde inte deras projektplanering helt överens med vad verkligheten sedan blev, men få projekt behöver ta en pandemi i beaktning. Resultaten är dock mycket intressanta!

Ett av dessa resultat var att de tog de fram en instruktionsvideo. För en lyckad implementation krävs att användare får tillgång till bra information och utbildning av det nya verktyget och att det ingår i en implementationsstrategi, instruktionsvideos kan vara en del i denna strategi.

Vi har på Yolean följt deras resa och ville innan de gick på en välförtjänt ledighet intervjua dem om deras exjobb och dela med er som ni kan läsa under denna video.

 

Sandra och Amanda, vad hade ni planerat att göra och hur fick ni anpassa ert arbete utefter omständigheterna? 

Hela våren har varit en övning i att hela tiden anpassa oss och projektet allt eftersom ny information och rekommendationer kom in som vi fick ta i beaktning. Det som framförallt gjorde den stora skillnaden för oss var att vi jobbade mer med interaktion och förbättring av usability av verktyget som vi utvecklade istället för att utveckla en implementeringsstrategi som var orginalplanen. I och med detta skifte har vårt exjobb gett oss en förståelse för vad som är viktigt för individen när ett nytt verktyg ska implementeras och inte bara ur ett organisatoriskt perspektiv. Som vi sa innan så har vi fått ändra våra planer ofta och i och med att det fanns begränsade möjligheter att träffa människor under våren så har vi lärt oss hur man kan utföra digitala användartester, något som vi aldrig behövt tänka på innan.

Trots att detta var en omställning för oss i stunden så kan vi nu i efterhand se att digitala tester kan medföra vissa fördelar. Något som vi lade märke till var att deltagarna verkade slappna av mer under testerna när de genomfördes digitalt. Vår hypotes om detta är att det beror på att de inte kände sig iakttagna på samma sätt som om vi hade stått bakom och kikat över deras axel under testets gång. Dessutom möjliggör digitala tester att nå ut till fler användare eftersom geografisk plats inte längre blir ett hinder. Det blir lättare att nå ut till personer i andra städer och länder än där vi befinner oss.

Var det något ni lärde er som ni kanske inte hade gjort under mer normala omständigheter i relation till ert exjobb? 

En stor del har varit att acceptera att våra förväntningar över vad vi ville att exjobbet skulle bli förändrades under våren. Vi kom in med en idé om att åstadkomma en sak och gjorde upp en gedigen plan för det. Situationen krävde dock vid flera tillfällen att vi tänkte om och omarbetade den ursprungliga planen och när vi hade accepterat det kunde vi helt fokusera på vårt nya mål. Det har lärt oss att vara tålmodiga och ödmjuka men också gjort oss otroligt flexibla och duktiga på att snabbt väga in ny information och estimera vad det kommer innebära för projektet. Vi har också under våren och arbetet verkligen fått upp ögonen för hur man kan arbeta digitalt. Som vi sa innan så var en värdefull lärdom som vi tar med oss att utföra digitala användartest men vi presenterade också vårt exjobb digitalt vilket var en spännande erfarenhet att ha med sig. Under exjobbet har vi även jobbat en del på distans och då gäller det peppa och stötta varandra genom att checka in över Skype eller liknande.

Ni hann med ett stort antal användartester, vilket var det mest oväntade resultatet eller den mest oväntade reaktionen från testerna? 

De två mest oväntade resultaten var att nästan alla testdeltagare kunde lösa de uppgifter de fick. Detta trots att de, framförallt i den första iterationen, uttryckte att de inte förstod vad de gjorde och varför, samt att de förstod den ikon som vi skapade för “Upcoming meetings”. Det gick dessutom oväntat smidigt för oss att genomföra användartester digitalt vilket var en glad överraskning och en lättnad under rådande omständigheter. 

En oväntad reaktion från testerna var att deltagarna tyckte att det var kul att göra testet. En del av dem som återkom i flera tester uttryckte att de uppskattade att få reflektera över sina egna mötesvanor och även att deras förväntningarna på ett sådant här verktyg förändrades för dem när de också började jobba mer digitalt i och med utbrottet av covid-19.

Om ni fick ge tre råd utifrån vad ni har lärt er till ett företag som funderar på att implementera ett nytt it-system till sina anställda, vad skulle detta vara? 

Två råd, som vi direkt tänker på, för att underlätta en implementering av ett nytt digitalt verktyg i en organisation handlar dels om att ge det tid och dels att bistå med uppmuntran och stöd. De anställda behöver få tid till att lära sig och vänja sig vid det nya verktyget och eventuella förändringar i arbetssätt till följd av verktyget. Det behövs även support som är lättillgänglig för alla inblandade och som ska stötta de anställda i förändringsprocessen, till exempel genom att förse dem med videoklipp som förklarar funktioner i det nya verktyget och som kan ses vid behov. Det sista rådet vi skulle ge är att verkligen tänka på är “Är detta verktyg rätt för vår organisation, det värde vi vill generera samt våra medarbetare?”. Vi såg i våra studier att det underlättar om verktyget är anpassat för de specifika användarna och organisationen samt om det är integrerat i verktyg som de redan använder, t.ex. Outlook.

Stort tack till Sandra och Amanda som kämpat på denna vår och levererat ett fantastiskt exjobb! Detta hade heller inte varit möjligt utan forskningsprojektet KIDSAM och Vinnova som under denna vår har varit med och stöttat arbetet.

 

För att veta mer om projektet KIDSAM (Knowledge and information-sharing in digital collaborative projects) klicka här

För information om hur du kontaktar oss på Yolean klicka här