Visuell Planering: vad är det och fungerar det?

Visuell planering är hett i byggbranschen just nu och har varit ett tag men vad är det egentligen och, framför allt, varför funkar det? Som metod är visuell planering inte särskilt gammalt och vid en första anblick kan det se ganska osofistikerat ut. Sanningen är dock att både forskning och praktiska tillämpningar visar att denna metod kombinerad med rätt verktyg kan ge betydande effekter. Anledningen ligger i den fantastiska förmåga vi som människor har att processa stora mängder information när vi får det visualiserat på rätt sätt.

Vad är visuell planering?

“När den visuella planen visar ”vem” som gör ”vad” och ”när” stimulerar det en dialog som innehåller utbyte av erfarenhet och kunskap rörande ”varför” och ”hur”. Dialogen är en direkt konsekvens av den visuella planen. Detta är en av anledningarna till att själva mötet är en minst lika viktig komponent av metoden och dess effekt.” – Yolean användare

Möten är en hel vetenskap i sig. Alla har vi upplevt fantastiska möten såväl som katastrofala. Mycket forskning har gjorts i detta genom åren och det framstår tydligt att en mötesform som passar i en typ av projekt passar inte i ett annat. Därför är det viktigt att det finns en flexibilitet i de metoder och verktyg man använder. Utöver tavlan och mötet har visuell planering en tredje komponent: frekvens med återkommande möten. Frekvensen skapar en takt som för arbetet framåt.

Hur Funkar det?

Vi vet tack vare bland annat gedigen forskning gjord på Stanford University, inom Integrated Concurrent Engineering (ICE), att samarbetsprojekt som använder sig av visuell planering som visualiserar behov mellan team och individer i princip eliminerar ledtidsförluster relaterade till kommunikation. Skillnaden illustreras nedan och det är lätt att förstå att när mängden behov och frågor som uppstår ökar adderas snabbt ledtid i ett projekt.

Det numera etablerade konceptet ICE (Integrated Concurrent Engineering) lärs ut idag inom ramen för VDC certifiering från Stanford University baserat på ovan nämnda forskning. Ambitionen med ICE är att vara “En social metod, hjälpt av teknologi, för att skapa och utvärdera multidisciplinära, och med flera intressenter för VDC modeller, extremt snabbt” 

Varför fungerar det?

Det finns fem enkla anledningar:

  1. Tavlan skapar fokus – Fokus lägger grunden för att rätt saker diskuteras i rätt tid och av rätt personer
  2. Tavlan skapar transparens kring behov och frågor vilket också leder till kunskapsutbyte – Kunskapsutbytet i direkt dialog i teamet kapar ledtider, jämfört med att maila fram och tillbaka mellan enskilda individer, enligt exemplet från Stanford 
  3. Bra kunskapsutbyte och transparens leder till minskade kostnader – Samsyn och förståelse kring vilka frågor som ligger på bordet minskar risken att oväntade infallsvinklar eller krav upptäcks i ett sent skede när de kan vara uppemot 10 eller 100 gånger dyrare att åtgärda i form av brandsläckning. 
  4. Frekvensen med återkommande möten för  naturligt arbetet framåt – Möten är en central del för att underhålla kunskapsutbytet genom projektet och skapa samsyn. Därav är det viktigt att frekvensen av möten matchar takten i projektet.
  5. En lapp på tavlan ses som ett löfte och ger en känsla av ägarskap som leder till högre engagemang – Logiken och reglerna i mötet och på tavlan är att man själv lämnar löften till sina kollegor skapar ett ägarskap av sin egen del av planen samt ett engagemang i att driva sina leveranser eller efterfråga input rörande sina egna behov.

Insikten att tavlan lever i symbios med ett arbetssätt är av vikt och vi brukar citera en projekteringsledare som använder Yolean som sa:

“Känslan man vill åt är att antingen jobbar man på sina leveranser eller så jobbar man på att säkra det man behöver för sina leveranser. Man står inte still och väntar!”

Vilka är vi och vad är vår produkt?

Vi på Yolean förlitar oss inte endast på forskning gjord av andra utan vårt företag grundades ur forskning på ChalmersNär Yolean lanserades 2014 saknades en produkt på marknaden som kunde växa i takt med projekt som växer. Från tidigt skede med litet team till “team av teams” och stor komplexitet. Och hela tiden med bibehållen enkelhet i användningen! Yolean har gått igenom många faser från idé till validerad produkt och kommer säkerligen gå igenom flera till tillsammans med våra användare. Vi tror att digitalisering ska vara enkelt och vi kommer aldrig sluta lyssna på dem som använder vår produkt varje dag kring vad de behöver för att göra deras vardag enklare. För det är de som i slutändan betyder något för oss! Vi hoppas att du vill vara med på vår fortsatta resa mot en episk produkt för visuell projektering och produktion!


Vill du testa vår senaste version? Kontakta oss för en demo!