Förvaltning

Skapa en visuell plan med leveranser, möten och viktiga milstolpar. När hela projektgruppen ser samma tidplan blir det enklare att samordna aktiviteter, upptäcka beroenden i tid och arbeta mot gemensamma mål. Resultatet är tydlighet redan från start och bättre framförhållning i nästa fas.

Samla flera projekt i en gemensam vy och få överblick över framdrift, resurser och beroenden. Genom att se helheten blir det enklare att prioritera resurser, identifiera flaskhalsar i tid och undvika förseningar. Ledning och projektägare får tydligare insikter, samtidigt som varje team behåller sin egen tavla.

Yolean gör möten till en integrerad del av projektarbetet. Agendor byggs enkelt utifrån projektets frågor och aktiviteter, vilket gör att mötena fokuserar på det som driver projektet framåt. Under mötet kan ansvar, åtgärder och beslut dokumenteras direkt i systemet, och när mötet avslutas finns protokollet klart att dela. Alla deltagare får tillgång till samma underlag, och beslut blir spårbara över tid. Resultatet är möten som är kortare, tydligare och enklare att följa upp – oavsett om det gäller startmöten, veckomöten eller samordningsmöten.

Länka in dokument, ritningar eller ärenden från andra system direkt i Yolean. Allt som har en webblänk kan knytas till rätt aktivitet eller fråga. Det gör att både interna och externa aktörer kan arbeta med samma underlag, utan att behöva byta plattform.

Samla alla frågor och svar i ett tydligt flöde, kopplat till projektets aktiviteter och ansvar. Varje fråga får en ägare, deadline och status så att inget faller mellan stolarna. Dialogen dokumenteras löpande, vilket skapar spårbarhet och skapar transparens i projektgruppen.

Beslut, åtgärder och mötesprotokoll sparas löpande i Yolean. Framdriften kan följas i rapporter och dashboards, och när projektet avslutas kan all dokumentation exporteras till Excel eller PDF. På så sätt blir både uppföljning och slutdokumentation en naturlig del av arbetet – inte ett extra moment.

Yolean hjälper projektgruppen att hålla fokus genom påminnelser kopplade till frågor, åtgärder och möten. Inför varje möte får deltagarna en notis med sin agenda, öppna frågor och egna åtaganden – så att alla kommer förberedda. Under projektets gång kan påminnelser skickas om deadlines eller när status ändras. Det minskar risken för missade punkter och gör uppföljningen enklare.

Varje deltagare får en vy anpassad till sin roll. Frågor och åtaganden filtreras automatiskt – till dig, från dig eller de du följer – vilket gör det lätt att hitta det som är viktigt just nu. Det minskar risken för överbelastning i stora projekt och ger tydlighet i vad som förväntas av varje individ.

Frågor, åtgärder, aktiviteter och möten kan märkas upp med etiketter och attribut som Hyresgäst, Frågetyp eller egna taggar. Det gör det enkelt att filtrera, sortera och söka även i komplexa projekt. Med gemensamma etiketter får projektgruppen en tydlig struktur och överblick, vilket underlättar både samordning, möten och uppföljning.